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El registro de jornada laboral es obligatorio en España desde el 12 de mayo de 2019. El sistema está siendo ahora objeto de revisión, para adaptarlo a la nueva realidad y hacerlo todavía más efectivo.
¿Por qué se implementó el registro de jornada laboral?
La principal finalidad de esta norma es evitar que los trabajadores hagan horas extra y no perciban por ellas el correspondiente pago. Una práctica que hasta hace no demasiado tiempo estaba muy extendida, especialmente en ciertos sectores laborales.
Con ello se pretende asegurar el respeto a los derechos de los trabajadores. Especialmente el derecho al descanso entre jornada y jornada y los descansos semanales.
La normativa de 2019 daba bastante libertad a las empresas a la hora de establecer el sistema de registro de jornada laboral. Sin embargo, en los últimos años han aparecido ciertas limitaciones. En aplicación del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), ya no se pueden utilizar sistemas que utilicen datos biométricos. Tanto el reconocimiento de la huella dactilar como el reconocimiento facial están ahora prohibidos. Porque se entiende que son datos personales sensibles que hay que proteger, y existen otros métodos para “fichar” que no ponen en riesgo estos datos, como las tarjetas RFID.
Cambios previstos en el registro de jornada laboral
En este momento se está negociando la reducción de la jornada laboral, y el texto también incluye cambios en materia de registro de la jornada.
Aunque el texto final está todavía por decidir, ya se conocen algunos de los ajustes más importantes:
- El registro horario tendrá que hacerse necesariamente de manera digital. Dejará de estar permitido el registro manual.
- Tendrá que quedar constancia de los datos completos del trabajador, de la empresa, y de la hora de inicio y fin de la jornada.
- Los datos deberán almacenarse de forma correcta y segura.
- Los registros tendrán que guardarse durante cinco años en lugar de los cuatro que se exigen actualmente.
- El software de control permitirá a la Inspección de Trabajo consultar los datos de manera telemática.
Por el momento no hay fecha para la entrada en vigor de estos cambios, pero es conveniente que las empresas se vayan adaptando ya.
Cómo implementar el registro de jornada en una empresa
No registrar la jornada de los empleados es una infracción laboral que se sanciona con multas muy elevadas. De ahí la necesidad de contar con un sistema que se ajuste a la legalidad.
1. Elegir el método de registro
Lo primero es elegir el sistema que se va a utilizar para registrar la jornada. Aunque todavía son válidos los métodos manuales, se recomienda optar ya por un sistema digital que no implique reconocimiento biométrico.
Algunas de las opciones disponibles son:
- App de control horario.
- Máquinas con sistemas RFID o QR.
- Fichar a través de WhatsApp o Telegram (una buena opción para quienes no pasan por el centro de trabajo).
- Sistemas en escritorio.
- Enlaces web.
- Registro por email o telefónico.
El sistema debe registrar la hora de entrada y de salida. En cuanto a las pausas o interrupciones de la jornada, estas también se deben registrar. Que se computen o no esas pausas como tiempo de trabajo, ya depende de lo que disponga el convenio colectivo o del acuerdo al que lleguen empresa y empleados.
2. Incluir a todos los trabajadores.
Con independencia del tipo de contrato (temporal, indefinido, jornada completa o parcial), todos los trabajadores tienen que fichar. Esto afecta también a los que tienen horarios flexibles y a quienes teletrabajan.
En el caso de los directivos y altos cargos hay excepciones, por lo que conviene revisar bien la normativa para saber si se aplica o no la excepción.
3. Informar a la plantilla
Con independencia del tipo de contrato (temporal, indefinido, jornada completa o parcial), todos los trabajadores tienen que fichar. Esto afecta también a los que tienen horarios flexibles y a quienes teletrabajan.
En el caso de los directivos y altos cargos hay excepciones, por lo que conviene revisar bien la normativa para saber si se aplica o no la excepción.
¿Qué ocurre si no se hace el registro horario de jornada?
Esto es un incumplimiento legal que lleva aparejado sanciones. Hasta ahora, si no se hace registro horario, se impone una sanción única. Una vez que entre en vigor la nueva normativa, se podrá imponer una sanción de hasta 10.000 euros por empleado con el que se cometa la infracción.
Además, no cumplir este tipo de medidas que buscan proteger los derechos de los trabajadores, acaba generando una mala imagen de la empresa. Como consecuencia, puede tener dificultades para atraer y retener el talento, e incluso perder ventaja competitiva.
Hacer un correcto registro de la jornada laboral es esencial para evitar sanciones y para salvaguardar los derechos de los empleados. Si necesitas un socio estratégico para gestionar a tu personal, puedes contar con nosotros.
