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La sobrecarga de trabajo es algo habitual en muchos sectores, y muy especialmente en los puestos de responsabilidad. De ahí la importancia de que los gerentes aprendan a delegar, porque solo así van a conseguir tener el tiempo suficiente para dedicárselo a las tareas de mayor importancia. No obstante, conviene tener en cuenta que delegar es mucho más que asignar trabajos a otras personas, hay que saber cómo hacerlo para que esto resulte eficiente y no suponga sobrecargar de tareas a otros.
¿En qué consiste delegar tareas?
Se trata de reasignar tareas a otros miembros del equipo, y hacerlo en base a las capacidades y habilidades de estos. Aunque muchos gerentes insisten en asumir ellos solos las tareas más complejas, llega un punto en que esto resulta imposible, ya sea por falta de tiempo o de capacidad.
Lo bueno del trabajo en equipo es que junto al líder siempre hay un conjunto de personas bien capacitadas que pueden ir asumiendo más responsabilidades, y en esto es precisamente en lo que consiste delegar.
Recuerda, delegar es implicar a los empleados en nuevas responsabilidades, mientras que asignar tareas es, sencillamente, repartir el trabajo a realizar entre diferentes personas. Quien delega, sigue conservando para sí las facultades de supervisión y dirección.
Claves para delegar con éxito
Identifica el trabajo a delegar
Lo primero es encontrar aquellas tareas que se pueden encomendar a otros. Se pueden delegar tareas importantes, pero las tareas que son estratégicas o críticas para el negocio deben permanecer siempre dentro del ámbito de actuación del gerente y concentrar toda su atención.
Una buena forma de empezar a elegir qué tareas delegar y cuáles no es establecer un orden de prioridades entre las mismas. Las de alta prioridad se quedan en manos del gerente, el resto se pueden encomendar a otras personas.
Escoge a los profesionales más adecuados
No todos los miembros del equipo tienen los mismos conocimientos, habilidades y capacidades. Un líder debe apoyarse en profesionales bien capacitados y comprometidos, porque son estos los que recibirán de buen grado el tener que asumir nuevas responsabilidades y podrán afrontarlas sin mayor problema.
Ofrece información y orientación
Por muy capacitada que esté la persona que va a asumir la tarea delegada, siempre va a requerir un poco de apoyo extra, porque tiene que realizar un trabajo que es nuevo para ella. En este sentido, el gerente debe aportar toda la información posible y orientación, incluso capacitación, estando disponible para resolver cualquier duda que pueda surgir.
Prioriza la comunicación si vas a delegar
Esto tiene mucho que ver con lo anterior. Si el líder ha decidido delegar parte de sus tareas, debe estar siempre disponible para aquellos miembros de su equipo que van a encargarse ahora de ellas. La comunicación debe fluir de manera efectiva y rápida, ya que solo así el trabajo estará realizado a tiempo y con la calidad exigida.
Céntrate en los resultados
Al delegar debes asumir que la otra persona no va a hacer el trabajo exactamente como tú lo habrías hecho. Asume que todos trabajamos de manera diferente y céntrate solo en el resultado. ¿Es el esperado? Si es así, el resto no tiene importancia.
Además, la persona que asume una tarea delegada se sentirá mucho más segura de sí misma si no es cuestionada en todo momento sobre lo que está haciendo. Está bien dar orientación e información, pero también hay que brindar algo de autonomía.
Confía en los demás, pero verifica su trabajo
Dar autonomía no implica aceptar la tarea hecha por otro sin más contemplaciones. Como líder, debes llevar a cabo una supervisión del trabajo realizado y determinar si ha sido correcto o no, pero teniendo presente la perspectiva anterior de que nadie va a hacer el trabajo justo como lo harías tú, siempre vas a encontrar diferencias.
Da retroalimentación y reconocimiento
Después de supervisar el trabajo que otro ha hecho por delegación, no dudes en aportar algo de retroalimentación y reconocer el esfuerzo que esa persona ha llevado a cabo. Esto incrementa de forma notable la motivación y hace que los empleados estén más dispuestos a asumir nuevas tareas y responsabilidades.
No sobrecargues a otros al delegar
Esto es especialmente importante. Delega, pero hazlo siempre con cabeza. No tiene sentido que para no estar tú cargado de tareas cargues a otra persona con ellas. Lo más razonable es asignar nuevas responsabilidades de forma moderada, evitando que estas se conviertan en una carga para quien debe asumirlas.
Delegar tiene ventajas tanto para el gerente como para los empleados que asumen nuevas responsabilidades, pero para que el proceso sea un éxito hay que hacerlo bien, tal y como hemos visto. ¿Necesitas un poco de ayuda con la gestión de tu capital humano? ¡Estamos aquí para ayudarte!
